Kostensenkung im Unternehmen – mit digitaler Reisekosten- und Spesenmanagement-Lösung

Die Corona-Pandemie hat die Unternehmen tiefgreifend getroffen. Während viele Unternehmen nun erforderliche Kostensenkungs­maßnahmen vornehmen müssen, nutzen viele diese Umstände als die große Chance für die Digitalisierung der internen Prozesse.

Mithilfe eines digitalen Reisekosten- und Spesen­management-Systems können Sie beides schaffen: sowohl neue Wege zur Kosten­senkung als auch einen digitalen und orts­unabhängigen Prozess.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, warum eine digitale Lösung in Ihrem Unternehmen jetzt sinnvoll ist und welche Kostensenkungs­potenziale Sie damit erschließen werden.

Nachteile des manuellen Systems

Der Papierkram

Auf Geschäfts­reisen werden eine Menge papier­basierter Belege und Rechnungen generiert. Manche gehen dabei im Laufe der Zeit sogar verloren.

Sammeln und Suchen, Scannen, Ausdrucken von Rechnungs­belegen und das manuelle Ausfüllen der Reisekosten-Formulare sind die Standard­routine für den Geschäfts­reisenden.

Der Papierkram der Reisekosten- und Spesen­abrechnung kostet Ihre Mitarbeiter unnötige Zeit und senkt dabei die Produktivität.

Zudem belastet der Papier­verbrauch nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch die Umwelt.

Negative Mitarbeiter­zufriedenheit

Der Papierkram ist schon unerfreulich, die weitere Bearbeitung der Unterlagen und entstehende Rückfragen sind ebenso nervenraubend.

Bei einem manuellen System kann ein Mitarbeiter einen Erstattungs­antrag erst erstellen, wenn er wieder im Büro bzw. an einem Arbeitsplatz ist. Dann muss der Mitarbeiter darauf warten, dass der Vorgesetzte ihm die Freigabe physisch unterschreibt, was einen langwierigen Prozess für die Beteiligten bedeutet. Anschließend geht dieser Vorgang dann in die Buchhaltung, die den Papierkram dann weiter bearbeitet.

So ist dieser manuelle Vorgang zum einen nervig, zum anderen kann sich die Kosten­erstattung einer Geschäfts­reise auch über eine langen Zeitraum hinziehen. Gerade wenn die Reisekosten aus eigener Tasche vorgestreckt werden müssen, ist dies für den Reisenden unerfreulich.

Dies alles führt zu unzufriedenen Mitarbeitern und hat dadurch auch Einfluss auf die Produktivität der Kollegen.

Geringe Wertschöpfung

Die Reisekosten­abrechnung ist ein manueller Prozess mit nur geringer Wertschöpfung. Ihre Mitarbeiter verschwenden ihre Kompetenzen, Zeit und Energie damit, Reisekosten und Spesen korrekt abzurechnen und in Formulare zu überführen.

Die Erstellung und Einreichung einer Reisekosten­abrechnung dauert im Durchschnitt zwischen 30 und 60 Minuten. Auch der Freigabe­prozess und die Buchhaltung benötigen viel Zeit.

Wenn Sie diese Zeit mit der Anzahl aller Abrechnungen im Jahr multiplizieren, werden Sie schnell erkennen, dass hier ein großer Kostensenkungs­hebel liegt.

Fehlende Kontrolle über Ausgaben

Unternehmen planen häufig ein jährliches Budget für Geschäftsreisen. Dennoch verfolgen viele die laufenden Geschäftsreisen nicht nach. Fehlende Daten hindern sie daran, Möglichkeiten zur Kostensenkung in ihren Reisekosten zu identifizieren.

Eine digitale Reisekosten- und Spesenmanagement-Lösung kann Ihnen dabei helfen, den blinden Fleck in den herkömmlichen Finanzprozessen aufzudecken, damit Sie die richtigen Sparmaßnahmen für Ihr Unternehmen umsetzen können.

Kostensenkungspotenziale mit Vorteilen einer digitalen Lösung

Papierkram gehört vor Corona

Corona führt zu einem Umdenken. Der Papierkram bei der Reisekostenabrechnung war eine Gewohnheit und für viele auch noch erträglich. In der neuen Zeit gilt es jedoch, digital-bewusster zu sein.

Mit einer digitalen Lösung können alle Papierbelege beim Erhalten schon mit der Handy-Kamera gescannt werden. Alle relevanten Daten werden automatisch extrahiert und können nach Reisen und Projekten verwaltet werden. Der Freigabeprozess und die Buchung der Ausgaben können ebenfalls einwandfrei digital stattfinden.

Der Prozess für Reisekosten- und Spesenabrechnung kann durch eine digitale Plattform kontaktlos erledigt werden. So sind Ihre Unternehmensaktivitäten auch von Quarantänen und Sicherheitsabstand nicht aufzuhalten.

Zeitgewinn für mehr Wertschöpfung

Mit einer automatisierten Software kann die Erstellung und Einreichung einer Reisekosten- oder Spesenabrechnung von jedem beliebigen Ort aus mit nur wenigen Klicks erfolgen. Die durchschnittliche Abrechnungszeit wird auf nur wenige Minuten reduziert.

Wenn die Reisenden wieder im Büro sind, können sie sofort mit wertschöpfenden Aufgaben anfangen. Vorgesetzte sind auch in der Lage, Ausgaben schnell auf einer einheitlichen Plattform zu genehmigen, so dass sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Ihre Mitarbeiter werden zufriedener, wenn sie auf die monotonen Aufgaben von Reisekosten- und Spesenabrechnung verzichten können. Ihr Unternehmen wird ebenfalls von erhöhter Produktivität profitieren.

Geringere Fehlerquote

Manuelle Eingaben und Berechnungen bei Reisedaten, Geldbeträgen und anfallenden Pauschalen sind fehleranfällig. In der Buchhaltung müssen alle Daten dann noch einmal in die Buchhaltungssoftware eingegeben werden. Das Risiko von Tippfehlern erhöht sich zufolge entsprechend des Abrechnungsaufkommens.

Ein digitalisierter Prozess kann nicht nur das Hin- und Herschicken der Unterlagen vermeiden, sondern auch die Fehlerquote in der Buchhaltung minimieren. Relevante Belegdaten werden durch eine App analysiert und mit nur einem Klick vom Firmenportal zum Buchhaltungssystem übertragen.

Ohne manuelles Abtippen wird der Abrechnungsprozess schneller und fehlerfrei sein.

Kostenanalyse für bessere Entscheidungsfindung

Mit einer digitalen Reisekosten- und Spesenmanagement-Lösung werden wertvolle Daten von Reisen und alltäglichen Spesen analysiert und kategorisiert. Wenn Sie einen Bericht sehen möchten, wie viel z. B. Ihr Unternehmen in den letzten 12 Monaten für Hotels ausgegeben hat, sind die Daten sofort zur Hand.

Abweichungen werden mit der Kostenanalyse schnell erkannt, dadurch können Korrekturen umgehend implementiert werden. Der direkte Zugriff auf genaue Daten ermöglicht eine bessere und schnellere Entscheidungsfindung und Ressourcenplanung in Ihrem Unternehmen.

Senken Sie die Kosten in Ihrem Unternehmen mit RefundFox

Wer von Digitalisierung spricht, denkt bisweilen an die entstehenden Kosten. Allerdings verstecken sich hinter manuellen Prozessen überflüssige Personalkosten, die häufig nicht in Betracht gezogen werden.

Wenn Sie das richtige Tool einsetzen, können Sie sowohl eine Kostenverbesserung als auch eine Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit erwarten. Die Digitalisierung kann Ihrem Unternehmen somit einen Vorsprung verschaffen.

Hier können Sie einen Termin mit uns vereinbaren. Wir erklären Ihnen gerne, wie unsere Lösungen Ihnen helfen können. Sie können auch hier unsere Lösung testen.


 

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