Reisekosten in Ihrem Unternehmen – Alles was Sie wissen müssen!

In Deutschland reisen jedes Jahr etwa 12 Mio. Menschen geschäftlich. Und dabei kommen gute 190 Mio. Dienstreisen zusammen. Allein die Abrechnung dieser Geschäfts­reisen kostet deutsche Unternehmen Milliarden. Dazu kommen noch Frustration und Ärger der Reisenden mit aufwendigen und häufig manuellen Prozessen. 

Auf den folgenden Seiten haben wir für Sie alle Informationen zusammengestellt, die bei der Abrechnung von Reisekosten organisatorisch zu beachten sind. Außerdem verraten wir Ihnen, was Sie bei der Optimierung Ihrer Reisekosten­­prozesse zu beachten haben:

 
 

Die Grundlagen: Was sind Reisekosten? 

Unter Reisekosten versteht man die Kosten, die im Rahmen von beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten, also bei Geschäfts- bzw. Dienstreisen anfallen und gegenüber dem Arbeitgeber abgerechnet werden. Unternehmer können den Vorsteuerabzug aus Reisekosten ihres Personals geltend machen. Dies betrifft insbesondere: 

Was versteht man unter Fahrtkosten? 

Unter Fahrtkosten versteht man alle Aufwendungen, die durch Hin- und Rückfahrten, Fahrten am Zielort und Zwischenheim­fahrten mit dem Privatwagen, einem Mietwagen, dem Flugzeug, der Bahn oder dem Taxi entstehen. 

Die Verarbeitung der Fahrtkosten in der Reisekosten­abrechnung ist vor allem durch unterschiedliche Belegformate aufwändig. 

Sind bei Flügen, Bahnfahrten und Mietwagen­fahrten die Belege mittlerweile häufig digital, sind Taxiquittungen oft auf Papier und sogar handschriftlich. Bei Fahrten mit dem privaten PKW gibt es erst mal gar keine Belege. 

Wird nun der private PKW genutzt, gibt es zwei Möglichkeiten die Kosten zu ermitteln: Entweder über die Kilometer­pauschale oder den Fahrzeug-individuellen Kilometersatz.

Was es bei der Nutzung von Kilometer­pauschale und individuellen Kilometersätzen zu beachten gilt lesen Sie hier.

 

Was versteht man unter Übernachtungs­kosten?

 

Übernachtungs­­kosten sind Aufwand, der dadurch entsteht, dass Dienstreisende auswärts übernachten. Dazu gehören insbesondere Hotel­­aufenthalte und Appartement-Mieten. Belege zu Übernachtungs­­kosten liegen meist schon digital, z. B. in einer E-Mail, vor und werden zum Zwecke der Reisekosten­­abrechnung ausgedruckt und abgetippt.

Wollen Sie mehr über das Thema Übernachtungskosten erfahren? Lesen Sie unseren ausführlichen Artikel mit den aktuellen Pauschalen und Regelungen.

 

Was versteht man unter Verpflegungs­­mehraufwendungen? 

Auf Geschäftsreisen ist die Verpflegung oft teurer als zu Hause bzw. in der ersten Tätigkeitsstätte. Diese zusätzlich entstehenden Kosten nennt man Verpflegungs­­­mehraufwand. 

Der Gesetzgeber räumt Arbeitgebern die Möglichkeit ein, Mitarbeiter steuerbegünstigt für diese Ausgaben zu kompensieren. Dabei gibt es zwei Pauschalen für Inlandsreisen, und zwar für eine mehr als 8-stündige bzw. für eine 24-stündige Reise. 

Darüber hinaus kommen Regelungen für die An- und Abreisetage. Kompliziert wird es, wenn Reisende vor Ort z. B. Frühstück oder Mittagessen gestellt bekommen. Dann nämlich werden die Tages­pauschalen um 20 % bzw. 40 % gekürzt.

Für die Verpflegungs­­pauschale im Ausland gelten je Land unterschiedlich Sätze. Diese werden vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht. Teilweise sind diese sogar Städte-abhängig. Beispielsweise erhalten Sie für eine 24-stündige Dienstreise nach Schweden, Stockholm 50 €, für 24 Stunden in Polen, Warschau nur 29 €.

Lesen Sie unseren ausführlichen Artikel mit den aktuellen Pauschalen und Regelungen hier.

Was versteht man unter Reise­­nebenkosten? 

Grundsätzlich umfassen Reise­­nebenkosten alle Kosten, die neben den Fahrt-, Übernachtungs­­kosten und Verpflegungs­­mehraufwendungen bei Dienstreisen anfallen. 

Dazu zählen zum Beispiel Telefongebühren für berufliche Gespräche auf der Dienstreise, Parkgebühren und Garagenmiete, Eintrittsgelder für berufliche Veranstaltungen, Gepäckaufbewahrungs­­gebühren usw.

Teilweise gibt es für Reisenebenkosten keine Belege, bei Trinkgeldern beispielsweise. Üblich und erlaubt ist in diesem Zusammenhang die Erstellung von Eigenbelegen. Allerdings kann bei Eigenbelegen kein Vorsteuer­­abzug durchgeführt werden.

Welche dieser Kosten Arbeitnehmer gegenüber Arbeitgebern abrechnen dürfen, ist in der Regel von der Reise­­richtlinie ihres Unternehmens abhängig.

Hier können Sie mehr zum Thema Reisenebenkosten erfahren.

GoBD-Konforme Belegerfassung und Datenhaltung

 

 

Ein leidiges Thema im Zusammenhang mit der Reisekosten­abrechnung sind die Pflichten zur Aufbewahrung der Belege. Dennoch soll das sich mit der Neufassung der GoBD ändern.

Was ist die GoBD?

Die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD) vertreten die Auffassung der Finanzverwaltung zu den formalen Pflichten an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten.

Die Neufassung der GoBD

Am 28.11.2019 wurde eine Neufassung der GoBD vom Bundesfinanzministerium (BMF) mit einem Schreiben vorgelegt. Dieses ersetzt mit Wirkung vom 01.01.2020 das BMF-Schreiben vom 14.11.2014.

Die Neufassung der GoBD ist an die aktuellen Gegebenheiten der Geschäftspraxis und die IT-technischen Umstände angepasst. So ist es beispielsweise erlaubt, Belege mit Hilfe Ihres Mobiltelefons zu erfassen und auf die Aufbewahrung eines Papierbelegs zu verzichten. 

Allerdings gibt es weiterhin steuerlich relevante Besonderheiten, die Sie vor der Entsorgung der Papierbelege beachten müssen. 

Es ist hinsichtlich der rapiden technische Entwicklung vorstellbar, dass wir weitere regelmäßige Überarbeitung der GoBD vom BMF erwarten können.

Wie werden Reisekosten abgerechnet: Manuell vs. Digital! 

Auch wenn deutsche Unternehmen mit Leibeskräften versuchen zu digitalisieren, sind beim Thema Reisekosten zum größten Teil noch Excel und teilautomatisierte Intranet-Lösungen im Einsatz. Und das, obwohl es mittlerweile kosteneffiziente Lösungen gibt, die den Prozess End-to-End vom Reisenden bis zur Buchhaltung vollständig automatisieren.

Aktuelle Analysen zeigen, dass im Jahr 2018 in Deutschland der Anteil von ursächlich digitalen Belegen in der Reisekosten­abrechnung bei 39 % lag. Entgegen der Erwartung im Zuge der allgemeinen Digitalisierung, ist dieser Anteil in 2019 bisher nur geringfügig auf 40 % angestiegen.

Was versteht man unter Reisekosten­abrechnung?

Unter Reisekosten­abrechnung versteht man im unternehmerischen Kontext den Prozess der Abrechnung der Reisekosten, vom Mitarbeiter bis zur Buchhaltung. 

Mitarbeiter sind auf Dienstreise und fahren mit dem Taxi zum Flughafen, fliegen zum Zielort, fahren wieder Taxi, gehen ins Hotel usw. usw. 

Auf dieser Reise fallen viele Belege an. Manche erhält der Reisende digital per E-Mail, andere bekommt er ausgedruckt und wieder andere werden noch handschriftlich erstellt. 

Oftmals muss der Reisende dann in Vorleistung gehen und das Geld auslegen. Selbst dann, wenn Ihre Firma ein internes Reisebüro hat, werden Taxifahrten aus dem Portemonnaie des Reisenden gezahlt. 

Natürlich will der Reisende sein Geld so schnell wie möglich wieder haben. Und jetzt beginnt der Ärger. Denn in vielen der deutschen Unternehmen werden Reisekosten noch mit dem spitzen Bleistift abgerechnet. Und das hat oft lange Wartezeiten zur Folge.

Die Abrechnung der Reisekosten mit XLS und Co.

Der Mitarbeiter sammelt schon während der Reise alle Papier-Belege und druckt aus, was digital ist. Dann wird alles in das Formular zur Reisekosten­abrechnung eingetragen und zusammengerechnet. 

Das Formular wird ausgedruckt und zusammen mit den Belegen in einen Briefumschlag der Buchhaltung übergeben. Natürlich ist auch Excel nicht das Gelbe vom Ei. Denn mittlerweile gibt es viele kostengünstige Apps, mit denen sich die Reisekosten­abrechnung sehr einfach digitalisieren lässt.

Die Buchhaltung bekommt also am Ende des Monats einen Stapel Briefe auf den Schreibtisch, greift zum Brieföffner und nimmt die Belege wieder in die Hand. 

Alles wird durchgesehen, geprüft, verbucht und abgeheftet. Nutzt ein Unternehmen DATEV-Online werden Belege eingescannt und hochgeladen. 

Digitale Reisekostenabrechnung mit automatischer Belegerkennung

Alternativ kann die Welt auch so aussehen: Ihr Mitarbeiter ist auf Reisen, es fallen Belege an. Per E-Mail leitet er sich diese an seine Reisekosten-App weiter. 

Die Belege auf Papier werden bequem mit der App gescannt. Im Handy wird alles zu einer Reise zusammen geschoben und mit einem Klick an die Buchhaltung übermittelt. 

In der Buchhaltung schaut man noch mal kurz über die Gesamt­abrechnung, die übersichtlich in einem Firmenportal dargestellt wird. Wenn alles stimmt, wird mit einem Klick freigeben und über eine Schnittstelle in das Buchhaltungs­system, z. B. DATEV-Unternehmen Online, übermittelt. 

Hier liegen die Vorteile auf der Hand: Ein Mitarbeiter braucht nicht mehr 60, sondern nur noch 5 Minuten für eine Abrechnung. Und der Buchhalter nur noch 2 anstatt 15 Minuten für eine Abrechnung. Es gehen weniger Belege verloren und Fehler beim Abtippen können gar nicht erst entstehen.

Beispielsweise bietet RefundFox eine solche Lösung an.

Kostensenkungs­potential durch Digitalisierung

Als Unternehmer oder Entscheider in Ihrem Unternehmen fragen Sie sich vielleicht, warum Sie gerade für Reisekosten­abrechnung eine digitale Lösung brauchen. Neben dem Schaden, den Sie Ihrem Nervenkostüm durch einen digitalen Reisekosten­prozess ersparen, liegt auch erhebliches Kosteneinspar­potenzial in einer digitalen Lösung.

So viel kostet Reisekosten­abrechnung heute

Laut einer Studie liegen die durchschnittlichen Kosten für die Erstellung und Bearbeitung einer Reisekosten­abrechnung bei 63 €. Und damit nicht genug: denn etwa 19 % der Reisekosten­abrechnungen sind fehlerhaft. Und hier kostet die Korrektur weitere 48 €. 

So sparen Sie Geld und Zeit mit RefundFox morgen

Im Vergleich dazu sind die Kosten bei der Nutzung eines modernen App-basierten Systemes verschwindend gering.

Mit RefundFox senken die durchschnittlichen Kosten für die Erstellung und Bearbeitung einer Reisekosten­abrechnung um 80 %. Auch die Fehlerquote geht deutlich zurück.

Reisekosten­abrechnung frustriert Mitarbeiter

Nicht berücksichtigt sind die Kosten, die durch Frustration und Demotivation der Mitarbeiter entstehen. Durch einen aufwendigen Prozess bei der Reisekosten­abrechnung haben Mitarbeiter oft das Gefühl, ihre Zeit zu verschwenden und ärgern sich über langes Warten auf die Rück­erstattungen.

Hier lesen Sie, wie e.venture, eine führende Management­beratung für Energie­versorger, ihre Prozesskosten mit RefundFox gesenkt hat. 

Über RefundFox

RefundFox ist die führende Lösung zur vollständigen Digitalisierung der Reisekosten­abrechnung. Über unsere kostenlose App können Reisende ihre Belege einfach digitalisieren und einreichen. Unser leistungs­starkes Firmenportal digitalisiert alle Schritte Ihrer Kosten­abrechnung in vollem Umfang. 

  • Mit künstlicher Intelligenz erkennt unsere App alle Beträge und die Belegart voll automatisch. 
  • RefundFox berechnet für In- und Ausland anfallende Verpflegungs­pauschalen unter Berücksichtigung aller Sonder­regelungen voll automatisch. 
  • Auch die neuen Verpflegungs­pauschalen stehen seit dem 01.01.2020 in den mobilen Applikationen und dem Firmenportal zur Verfügung stehen.

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