Reisenebenkosten – Alles was Sie wissen müssen

Außer Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen fallen noch sonstige Kosten auf Geschäftsreisen an: die Reisenebenkosten.
Die Abrechnung der Reisenebenkosten wird häufig – gerade bei kleineren Beträgen – vernachlässigt. Dennoch häufen sich diese Ausgaben schnell zu einer hohen Summe bei häufigen Geschäftsreisen an.
In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie zu Reisenebenkosten wissen müssen und welche Abrechnungsmöglichkeiten es gibt:
- Was versteht man unter Reisenebenkosten?
- Gestaltungsmöglichkeiten von Arbeitgebern
- Regelungen und Ausnahmen
- Wie RefundFox Sie dabei noch unterstützen kann
Was versteht man unter Reisenebenkosten?
Unter Reisenebenkosten versteht man alle Kosten einer beruflich veranlassten Reise, die nicht als Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen erfasst werden können.
Das Bundesfinanzministerium (BMF) gibt die folgenden Aufwendungen als Beispiele für die Reisenebenkosten an:
- Gepäckgebühren für Transport und Aufbewahrung
- Kosten für geschäftliche Telefonate und Schriftverkehr
- Straßen- und Parkplatzbenutzung
- Schadensbeseitigung für Verkehrsunfälle, wenn die damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen sind
- Verlust von für die Dienstreise benötigten Gegenständen, die während der Reise abhanden oder beschädigt worden sind
Zu den weiteren Reisenebenkosten gehören ebenfalls:
- Trinkgelder
- Eintrittsgelder für geschäftlich veranlasste Veranstaltungen
Laut dem BMF gehören die folgenden Ausgaben nicht zu Reisenebenkosten:
- Kosten für die persönliche Lebensführung, wie z. B. Tageszeitungen, private Telefongespräche, Massagen, Minibar oder Pay-TV
- Ordnungs-, Verwarnungs- und Bußgelder, die auf einer Auswärtstätigkeit verhängt werden
- Verlust von Geld oder Schmuck
- Anschaffungskosten für Kleidung, Koffer oder andere Reiseausrüstungsgegenstände
- Essensgutscheine, z. B. in Form von Raststätten- oder Autohof-Wertbons
Gestaltungsmöglichkeiten von Arbeitgebern
Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, die Reisenebenkosten zu erstatten.
Wie und ob Unternehmen ihren Mitarbeitern die Reisenebenkosten erstatten, kann in der Reiserichtlinie oder ggf. individuell im Arbeitsvertrag frei gestaltet werden.
Es gibt keine gesetzlich vorliegende Pauschale für Reisenebenkosten. Im Allgemeinen haben Unternehmen dabei die folgenden Optionen:
- Abrechnung auf Basis der tatsächlichen Reisenebenkosten
- Keine Übernahme der Reisenebenkosten
Abrechnung auf Basis der tatsächlichen Reisenebenkosten
Übernimmt der Arbeitgeber die Reisenebenkosten in voller Höhe, kann er diese als Betriebsausgaben absetzen und die Vorsteuer hierfür ziehen.
Sollten die Reisenebenkosten anteilig vom Arbeitgeber erstattet werden, kann der Arbeitnehmer den restlichen Betrag bei der privaten Einkommensteuererklärung absetzen. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer dem Finanzamt den Anteil der Kostenübernahme durch den Arbeitgeber offenlegen.
Bei dieser Erstattungsmethode ist der Aufwand für den Reisenden und in der Buchhaltung hoch. Alle relevanten Belege müssen ordentlich gesammelt und einzeln in Formularen und Buchhaltungssystemen eingetragen werden.
Keine Übernahme der Reisenebenkosten
Es gibt keine rechtsverbindliche Verpflichtung für Arbeitgeber, die Reisenebenkosten des Mitarbeiters zu übernehmen.
Erhält der Reisende keine Erstattung vom Arbeitgeber, kann er die tatsächlich angefallenen Reisenebenkosten bei der privaten Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
Nachdem der Werbungskostenpauschbetrag in Höhe von 1.000 Euro ausgeschöpft wurde, müssen weitere beruflich veranlasste Ausgaben mit Belegen nachgewiesen werden können.
Regelungen und Ausnahmen
Die Höhe der Reisenebenkosten muss angemessen sein. Überflüssige Ausgaben, wie z. B. kostspielige Mietwagen oder unverhältnismäßige Trinkgelder, können nur teilweise vom Arbeitgeber erstattet bzw. bei der privaten Steuererklärung abgesetzt werden.
Nachweis der Reisenebenkosten
Reisenebenkosten sind mittels Belege bzw. Quittungen nachzuweisen.
Sollte ein Beleg verloren gehen oder wenn Sie keinen Beleg für kleine Ausgaben wie z. B. Trinkgeld oder Parkgebühren erhalten, können Sie einen Eigenbeleg erstellen.
Sie können zahlreiche Eigenbeleg-Vorlage im Internet finden. Allerdings gilt bei der Erstellung des Eigenbelegs einiges zu beachten.
Wie RefundFox Sie dabei noch unterstützen kann
Über die Reisenebenkosten hinaus berechnet RefundFox sowohl für Deutschland als auch für das Ausland die Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen unter Berücksichtigung aller aktuellen Regelungen.
In der App können Reisende Belege einfach einscannen und mit wenigen Klicks eine vollständige Reisekostenabrechnung erstellen.
Die Reisekostenabrechnung wird als PDF bereitgestellt und kann direkt an die Buchhaltung weitergeleitet werden.
Nutzer, die über die Lösung mit einem RefundFox-Firmenportal verbunden sind, können ihre Abrechnung direkt an das Portal oder die Buchhaltung abgeben.
Den Prüfungs- und Freigabeprozess der Reisekosten und aller Auslagen kann die Buchhaltung lückenlos im Firmenportal erledigen.
Mit RefundFox können Sie den gesamten Prozess von der Erfassung der Belege bis zur Verbuchung der Auslagen vollständig digitalisieren.
Wenn Sie mehr über unser Firmenportal erfahren möchten, können Sie unsere Lösung hier unverbindlich vier Wochen testen.
Sie können ebenfalls hier eine kostenlose Produktpräsentation vereinbaren.
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