Reisenebenkosten – Alles was Sie wissen müssen

Außer Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen fallen noch sonstige Kosten auf Geschäftsreisen an: die Reisenebenkosten.

Die Abrechnung der Reisenebenkosten wird häufig – gerade bei kleineren Beträgen – vernachlässigt. Dennoch häufen sich diese Ausgaben schnell zu einer hohen Summe bei häufigen Geschäftsreisen an.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie zu Reisenebenkosten wissen müssen und welche Abrechnungs­möglichkeiten es gibt:

• Was versteht man unter Reisenebenkosten?
• Gestaltungs­­möglichkeiten von Arbeitgebern
• Regelungen und Ausnahmen
• Wie RefundFox Sie dabei noch unterstützen kann

Was versteht man unter Reisenebenkosten?

Unter Reise­nebenkosten versteht man alle Kosten einer beruflich veranlassten Reise, die nicht als Fahrtkosten, Übernachtungs­kosten und Verpflegungs­mehraufwendungen erfasst werden können.

Das Bundesfinanz­ministerium (BMF) gibt die folgenden Aufwendungen als Beispiele für die Reise­nebenkosten an:

• Gepäckgebühren für Transport und Aufbewahrung
• Kosten für geschäftliche Telefonate und Schriftverkehr
• Straßen- und Parkplatz­benutzung
• Schadens­beseitigung für Verkehrs­unfälle, wenn die damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen sind
• Verlust von für die Dienstreise benötigten Gegenständen, die während der Reise abhanden oder beschädigt worden sind

Zu den weiteren Reise­nebenkosten gehören ebenfalls:

• Trinkgelder
• Eintrittsgelder für geschäftlich veranlasste Veranstaltungen

Laut dem BMF gehören die folgenden Ausgaben nicht zu Reisenebenkosten:

• Kosten für die persönliche Lebensführung, wie z. B. Tages­zeitungen, private Telefon­gespräche, Massagen, Minibar oder Pay-TV
• Ordnungs-, Verwarnungs- und Bußgelder, die auf einer Auswärts­tätigkeit verhängt werden
• Verlust von Geld oder Schmuck
• Anschaffungs­kosten für Kleidung, Koffer oder andere Reise­ausrüstungs­gegenstände
• Essens­gutscheine, z. B. in Form von Raststätten- oder Autohof-Wertbons

Gestaltungs­­möglichkeiten von Arbeitgebern

Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, die Reise­nebenkosten zu erstatten.

Wie und ob Unternehmen ihren Mitarbeitern die Reise­nebenkosten erstatten, kann in der Reise­­richtlinie oder ggf. individuell im Arbeits­vertrag frei gestaltet werden.

Es gibt keine gesetzlich vorliegende Pauschale für Reise­nebenkosten. Im Allgemeinen haben Unternehmen dabei die folgenden Optionen:

• Abrechnung auf Basis der tatsächlichen Reise­­nebenkosten
• Keine Übernahme der Reise­­nebenkosten

Abrechnung auf Basis der tatsächlichen Reise­­nebenkosten

Übernimmt der Arbeitgeber die Reise­nebenkosten in voller Höhe, kann er diese als Betrieb­s­ausgaben absetzen und die Vorsteuer hierfür ziehen.

Sollten die Reise­nebenkosten anteilig vom Arbeitgeber erstattet werden, kann der Arbeitnehmer den restlichen Betrag bei der privaten Einkommen­­steuererklärung absetzen. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer dem Finanzamt den Anteil der Kosten­übernahme durch den Arbeitgeber offenlegen.

Bei dieser Erstattungs­­methode ist der Aufwand für den Reisenden und in der Buchhaltung hoch. Alle relevanten Belege müssen ordentlich gesammelt und einzeln in Formularen und Buchhaltungs­­systemen eingetragen werden.

Glücklicherweise kann Ihnen eine digitale Lösung die Erfassung von Reise­belegen aller Art komplett abnehmen.

Keine Übernahme der Reise­­nebenkosten

Es gibt keine rechtsverbindliche Verpflichtung für Arbeitgeber, die Reise­nebenkosten des Mitarbeiters zu übernehmen.

Erhält der Reisende keine Erstattung vom Arbeitgeber, kann er die tatsächlich angefallenen Reise­nebenkosten bei der privaten Einkommen­­steuererklärung als Werbungs­kosten geltend machen.

Nachdem der Werbungs­kosten­­­pauschbetrag in Höhe von 1.000 Euro ausgeschöpft wurde, müssen weitere beruflich veranlasste Ausgaben mit Belegen nachgewiesen werden können.

Regelungen und Ausnahmen

Die Höhe der Reise­nebenkosten muss angemessen sein. Überflüssige Ausgaben, wie z. B. kostspielige Mietwagen oder unverhältnismäßige Trinkgelder, können nur teilweise vom Arbeitgeber erstattet bzw. bei der privaten Steuer­erklärung abgesetzt werden.

Nachweis der Reise­nebenkosten

Reise­nebenkosten sind mittels Belege bzw. Quittungen nachzuweisen.

Sollte ein Beleg verloren gehen oder wenn Sie keinen Beleg für kleine Ausgaben wie z. B. Trinkgeld oder Parkgebühren erhalten, können Sie einen Eigenbeleg erstellen.

Sie können zahlreiche Eigenbeleg-Vorlage im Internet finden. Allerdings gilt bei der Erstellung des Eigenbelegs einiges zu beachten.

Mit unserer kostenlosen App können Sie Eigenbelege unter Berücksichtigung aller Regelungen bequem erstellen.

Wie RefundFox Sie dabei noch unterstützen kann

Über die Reise­nebenkosten hinaus berechnet RefundFox sowohl für Deutschland als auch für das Ausland die Übernachtungs- und Verpflegungs­­pauschalen unter Berücksichtigung aller aktuellen Regelungen.

In der App können Reisende Belege einfach einscannen und mit wenigen Klicks eine vollständige Reisekosten­­­abrechnung erstellen.

Die Reisekosten­­­abrechnung wird als PDF bereitgestellt und kann direkt an die Buchhaltung weitergeleitet werden.

Nutzer, die über die Lösung mit einem RefundFox-Firmenportal verbunden sind, können ihre Abrechnung direkt an das Portal oder die Buchhaltung abgeben.

Den Prüfungs- und Freigabeprozess der Reisekosten und aller Auslagen kann die Buchhaltung lückenlos im Firmenportal erledigen.

Mit RefundFox können Sie den gesamten Prozess von der Erfassung der Belege bis zur Verbuchung der Auslagen vollständig digitalisieren.

Wenn Sie mehr über unser Firmenportal erfahren möchten, können Sie unsere Lösung hier unverbindlich vier Wochen testen.

Sie können ebenfalls hier eine kostenlose Produkt­­präsentation vereinbaren.