Übernachtungskosten – Alles was Sie wissen müssen

Übernachtungs­kosten sind ein Teil der Reisekosten von Geschäftsreisen. Im Rahmen der Reisekosten­abrechnung werden diese entweder über Übernachtungs­pauschalen oder die tatsächlichen Kosten abgerechnet. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie zu Übernachtungs­kosten wissen müssen und welche Gestaltung­s­spiel­räume Ihr Unternehmen dabei hat: 

• Was versteht man unter Übernachtungs­kosten?
• Was ist die Übernachtungs­pauschale?
• Gestaltungs­möglichkeiten von Arbeitgebern
• Übernachtungs­pauschalen 2020
• Regelungen und Ausnahmen
• Wie RefundFox Sie dabei unterstützen kann

Was versteht man unter Übernachtungs­kosten?

Unter Übernachtungs­kosten versteht man die Aufwendungen, die auf einer Dienstreise durch die Übernachtung in einem Hotel oder einer privaten Unterkunft entstehen. Dies gilt nicht für Übernachtungen im Fahrzeug.

Der Gesetzgeber räumt Arbeitgebern die Möglichkeit ein, Mitarbeitern die tatsächlichen Ausgaben oder alternativ eine Pauschale steuervergünstigt zu erstatten.

Was ist die Übernachtungs­pauschale?

Die Übernachtungs­pauschale ist ein gesetzlich geregelter Höchstbetrag, den der Arbeitgeber Mitarbeitern für den Übernachtungs­aufwand steuerfrei erstatten kann.

Gestaltungs­möglichkeiten von Arbeitgebern

Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, die Spesen und Übernachtungs­pauschale zu zahlen.

Wie und ob Unternehmen ihren Mitarbeitern die Übernachtungs­kosten erstatten, kann in der Reise­richtlinie oder ggf. individuell im Arbeitsvertrag frei gestaltet werden.

Im Allgemeinen haben Unternehmen dabei die folgenden Optionen:

• Übernachtungs­kosten erstatten über Übernachtungs­pauschale
• Abrechnung auf Basis der tatsächlichen Übernachtungs­kosten 
• Keine Übernahme der Übernachtungs­kosten

Übernachtungs­kosten erstatten über Übernachtungs­pauschale

Die Übernachtungs­kosten der reisenden Mitarbeiter können durch einen gesetzlich festgelegten Pauschal­betrag pro Übernachtung kompensiert werden.

Dabei gibt es einen Pauschal­betrag für Inlandsreisen und gesonderte Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland.

Die Vorteile bei der Verwendung der Übernachtungs­pauschalen liegen auf der Hand:

• Der Einzelnachweis der Übernachtung ist nicht erforderlich – kein belegscharfer Abrechnungs­prozess
• Keine interne Diskussion über die tatsächlichen Kosten und daher keine Streitigkeiten im Unternehmen 

Demgegenüber steht der Aufwand, der bei der jährlichen Aktualisierung der Spesensätze in Ihren Formularen für die Reisekosten­­abrechnung entsteht. Glücklicherweise können Ihnen moderne Systeme mit benutzer­freundlichen Apps die jährliche Aktualisierung mittlerweile komplett abnehmen.

Abrechnung auf Basis der tatsächlichen Übernachtungs­kosten

Der tatsächliche Betrag der Übernachtungs­kosten kann vom Arbeitgeber kompensiert werden. Der Arbeitgeber übernimmt dabei die Übernachtungs­kosten in voller Höhe und kann diese als Betriebs­ausgaben absetzen und die Vorsteuer hierfür ziehen.

Bei dieser Erstattungs­methode ist der Aufwand in der Buchhaltung wesentlich höher, da alle relevanten Rechnungen ordentlich gesammelt und einzeln in Formularen und Buchhaltungs­systemen eingetragen werden müssen.

Keine Übernahme der Übernachtungs­kosten

Es gibt keine rechtsverbindliche Verpflichtung für Arbeitgeber, die Übernachtungs­kosten des Mitarbeiters zu übernehmen.

Erhält der Reisende keine Erstattung vom Arbeitgeber, kann er die tatsächlich angefallenen Übernachtungs­kosten bei der privaten Einkommen­steuererklärung geltend machen. Hier ist zu beachten, dass die Hotelrechnungen aufgehoben werden.

Der Werbungs­kosten­­pauschbetrag in Höhe von 1.000 EUR ist bei häufigen Dienstreisen schnell ausgeschöpft. Weitere beruflich veranlasste Ausgaben müssen mit Belegen nachgewiesen werden können.

Übernachtungs­pauschalen 2020

Die Höchstwerte der Übernachtungs­pauschalen für Deutschland und das Ausland werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) aktualisiert.

Pauschale für Reisen innerhalb von Deutschland

Bei Reisen innerhalb von Deutschland beträgt die Pauschale 20 € pro Übernachtung.

Pauschalen bei Reisen ins Ausland

Für die Übernachtungs­pauschale im Ausland gelten je Land – und ggf. je Stadt – unterschiedliche Sätze. Beispielsweise erhalten Sie für eine Dienstreise nach Schweden 168 € und für eine Übernachtung in Warschau in Polen 109 €.

Im Folgenden finden Sie die Übernachtungs­pauschalen für die Top 5 Reiseziele für Dienstreisen aus Deutschland ins Ausland:

Hier können Sie alle aktuellen Pauschalen für das Ausland vom BMF ansehen.

Regelungen und Ausnahmen

• Als Unternehmer auf Dienstreise können Übernachtungs­kosten nicht über eine Pauschale erstattet werden. Die Kosten können nur über die tatsächlichen Kosten als Betriebs­ausgabe mit Belegen abgesetzt werden.
• Wenn bei der Übernachtung eine Mahlzeit (z. B. Frühstück) enthalten ist, beeinflusst dies die Verpflegungs­pauschale des jeweiligen Tages. Dies gilt aber nur, wenn die Neben­leistungen auf der Hotelrechnung ausgewiesen sind.
• Übersteigt eine vom Arbeitgeber erstattete Übernachtungs­pauschale den gesetzlich geregelten Pauschalwert, muss der Differenz­betrag versteuert werden.

Wie RefundFox Sie dabei unterstützen kann

RefundFox berechnet sowohl für Deutschland als auch für das Ausland die anfallenden Übernachtungs- und Verpflegungs­pauschalen unter Berücksichtigung aller Sonder­regelungen voll automatisch.

Mit der kostenlosen App können Reisende Belege einfach einscannen und mit wenigen Klicks eine vollständige Reisekosten­­abrechnung einreichen.

Die Reisekosten­­abrechnung wird als PDF bereitgestellt und kann direkt an die Buchhaltung weitergeleitet werden.

Nutzer, die über die Lösung mit einem RefundFox-Firmenportal verbunden sind, können ihre Abrechnung direkt an das Portal oder die Buchhaltung abgeben.

Wenn Sie mehr über unser Firmenportal erfahren möchten, erhalten Sie hier weitere Informationen und können hier eine kostenlose Produkt­­präsentation vereinbaren.