Übernachtungskosten – Alles was Sie wissen müssen

Übernachtungskosten sind ein Teil der Reisekosten von Geschäftsreisen. Im Rahmen der Reisekostenabrechnung werden diese entweder über Übernachtungspauschalen oder die tatsächlichen Kosten abgerechnet. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie zu Übernachtungskosten wissen müssen und welche Gestaltungsspielräume Ihr Unternehmen dabei hat:
- Was versteht man unter Übernachtungskosten?
- Was ist die Übernachtungspauschale?
- Gestaltungsmöglichkeiten von Arbeitgebern
- Übernachtungspauschalen 2020
- Regelungen und Ausnahmen
- Wie RefundFox Sie dabei unterstützen kann
Was versteht man unter Übernachtungskosten?
Unter Übernachtungskosten versteht man die Aufwendungen, die auf einer Dienstreise durch die Übernachtung in einem Hotel oder einer privaten Unterkunft entstehen. Dies gilt nicht für Übernachtungen im Fahrzeug.
Der Gesetzgeber räumt Arbeitgebern die Möglichkeit ein, Mitarbeitern die tatsächlichen Ausgaben oder alternativ eine Pauschale steuervergünstigt zu erstatten.
Was ist die Übernachtungspauschale?
Die Übernachtungspauschale ist ein gesetzlich geregelter Höchstbetrag, den der Arbeitgeber Mitarbeitern für den Übernachtungsaufwand steuerfrei erstatten kann.
Gestaltungsmöglichkeiten von Arbeitgebern
Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, die Spesen und Übernachtungspauschale zu zahlen.
Wie und ob Unternehmen ihren Mitarbeitern die Übernachtungskosten erstatten, kann in der Reiserichtlinie oder ggf. individuell im Arbeitsvertrag frei gestaltet werden.
Im Allgemeinen haben Unternehmen dabei die folgenden Optionen:
- Übernachtungskosten erstatten über Übernachtungspauschale
- Abrechnung auf Basis der tatsächlichen Übernachtungskosten
- Keine Übernahme der Übernachtungskosten
Übernachtungskosten erstatten über Übernachtungspauschale
Die Übernachtungskosten der reisenden Mitarbeiter können durch einen gesetzlich festgelegten Pauschalbetrag pro Übernachtung kompensiert werden.
Dabei gibt es einen Pauschalbetrag für Inlandsreisen und gesonderte Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland.
Die Vorteile bei der Verwendung der Übernachtungspauschalen liegen auf der Hand:
- Der Einzelnachweis der Übernachtung ist nicht erforderlich – kein belegscharfer Abrechnungsprozess
- Keine interne Diskussion über die tatsächlichen Kosten und daher keine Streitigkeiten im Unternehmen
Demgegenüber steht der Aufwand, der bei der jährlichen Aktualisierung der Spesensätze in Ihren Formularen für die Reisekostenabrechnung entsteht. Glücklicherweise können Ihnen moderne Systeme mit benutzerfreundlichen Apps die jährliche Aktualisierung mittlerweile komplett abnehmen.
Abrechnung auf Basis der tatsächlichen Übernachtungskosten
Der tatsächliche Betrag der Übernachtungskosten kann vom Arbeitgeber kompensiert werden. Der Arbeitgeber übernimmt dabei die Übernachtungskosten in voller Höhe und kann diese als Betriebsausgaben absetzen und die Vorsteuer hierfür ziehen.
Bei dieser Erstattungsmethode ist der Aufwand in der Buchhaltung wesentlich höher, da alle relevanten Rechnungen ordentlich gesammelt und einzeln in Formularen und Buchhaltungssystemen eingetragen werden müssen.
Keine Übernahme der Übernachtungskosten
Es gibt keine rechtsverbindliche Verpflichtung für Arbeitgeber, die Übernachtungskosten des Mitarbeiters zu übernehmen.
Erhält der Reisende keine Erstattung vom Arbeitgeber, kann er die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten bei der privaten Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier ist zu beachten, dass die Hotelrechnungen aufgehoben werden.
Der Werbungskostenpauschbetrag in Höhe von 1.000 EUR ist bei häufigen Dienstreisen schnell ausgeschöpft. Weitere beruflich veranlasste Ausgaben müssen mit Belegen nachgewiesen werden können.
Übernachtungspauschalen 2020
Die Höchstwerte der Übernachtungspauschalen für Deutschland und das Ausland werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) aktualisiert.
Pauschale für Reisen innerhalb von Deutschland
Bei Reisen innerhalb von Deutschland beträgt die Pauschale 20 € pro Übernachtung.
Pauschalen bei Reisen ins Ausland
Für die Übernachtungspauschale im Ausland gelten je Land – und ggf. je Stadt – unterschiedliche Sätze. Beispielsweise erhalten Sie für eine Dienstreise nach Schweden 168 € und für eine Übernachtung in Warschau in Polen 109 €.
Im Folgenden finden Sie die Übernachtungspauschalen für die Top 5 Reiseziele für Dienstreisen aus Deutschland ins Ausland:
Stadt | Übernachtungspauschale |
London, Großbritannien | 224 € |
Mailand, Italien | 158 € |
Paris, Frankreich | 152 € |
Wien, Österreich | 108 € |
Zürich, Schweiz | 169 € |
Hier können Sie alle aktuellen Pauschalen für das Ausland vom BMF ansehen.
Regelungen und Ausnahmen
- Als Unternehmer auf Dienstreise können Übernachtungskosten nicht über eine Pauschale erstattet werden. Die Kosten können nur über die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgabe mit Belegen abgesetzt werden.
- Wenn bei der Übernachtung eine Mahlzeit (z. B. Frühstück) enthalten ist, beeinflusst dies die Verpflegungspauschale des jeweiligen Tages. Dies gilt aber nur, wenn die Nebenleistungen auf der Hotelrechnung ausgewiesen sind.
- Übersteigt eine vom Arbeitgeber erstattete Übernachtungspauschale den gesetzlich geregelten Pauschalwert, muss der Differenzbetrag versteuert werden.
Wie RefundFox Sie dabei unterstützen kann
RefundFox berechnet sowohl für Deutschland als auch für das Ausland die anfallenden Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen unter Berücksichtigung aller Sonderregelungen voll automatisch.
Mit der kostenlosen App können Reisende Belege einfach einscannen und mit wenigen Klicks eine vollständige Reisekostenabrechnung einreichen.
Die Reisekostenabrechnung wird als PDF bereitgestellt und kann direkt an die Buchhaltung weitergeleitet werden.
Nutzer, die über die Lösung mit einem RefundFox-Firmenportal verbunden sind, können ihre Abrechnung direkt an das Portal oder die Buchhaltung abgeben.
Wenn Sie mehr über unser Firmenportal erfahren möchten, erhalten Sie hier weitere Informationen und können hier eine kostenlose Produktpräsentation vereinbaren.
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