Verpflegungsmehraufwand – Alles was Sie wissen müssen!

Verpflegungs­mehraufwand ist ein Teil der Reisekosten von Geschäftsreisen. Im Rahmen der Reisekostenabrechnung wird Verpflegungs­mehraufwand meistens über Pauschalen abgerechnet. Für diese Pauschalen sollen ab Anfang 2020 erhöhte Sätze gelten.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie zu Verpflegungs­mehraufwand wissen müssen und welche Gestaltungs­spiel­räume Ihr Unternehmen dabei hat. Außerdem erfahren Sie, welche Anpassungen beim Verpflegungs­mehraufwand 2020 zu erwarten sind.

• Was bedeutet Verpflegungs­mehraufwand?
• Gestaltungsmöglichkeiten für Arbeitgeber
• Verpflegungspauschalen: Regelungen und Ausnahmen
• Was ändert sich beim Verpflegungs­mehraufwand 2020?

Was bedeutet Verpflegungs­mehraufwand?

Auf Geschäftsreisen ist die Verpflegung oft teurer als in der ersten Tätigkeitsstätte. Die hier entstehenden Kosten nennt man Verpflegungs­mehraufwand. Der Gesetzgeber räumt Arbeitgebern die Möglichkeit ein, Mitarbeitern diese Ausgaben steuervergünstigt zu erstatten.

Gestaltungsmöglichkeiten für Arbeitgeber

Wie und ob Unternehmen Ihren Mitarbeitern den Verpflegungs­mehraufwand erstatten kann grundsätzlich frei gestaltet werden. Im Allgemeinen haben Unternehmen dabei die folgenden Optionen:

• Verpflegungs­mehraufwand erstatten über Tagesgeld-Pauschalen
• Abrechnung auf Basis des tatsächlichen Verpflegungs­mehraufwandes
• Keine Übernahme des Verpflegungs­mehraufwands

Verpflegungs­mehraufwand über Tagesgeld-Pauschalen erstatten

Aufgrund der einfachen Handhabung wird diese Option am häufigsten von Unternehmen gewählt. Der Verpflegungs­mehraufwand der reisenden Mitarbeiter wird durch eine gesetzlich geregelte Pauschale kompensiert. Diese Pauschale kann vollständig als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Dabei gibt es zwei Pauschalen für Inlandsreisen und gesonderte Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland. Kompliziert wird es, wenn Reisende vor Ort z. B. Frühstück oder Mittagessen gestellt bekommen. Oder wenn Reisen über drei Monate an einem Ort stattfinden.

Die Vorteile bei der Verwendung der Tagesgeld-Pauschalen liegt auf der Hand:

• Die steuerlich absetzbaren Beträge werden vollständig ausgeschöpft.
• Eine aufwendige belegscharfe Abrechnung ist nicht erforderlich.

Demgegenüber steht der Aufwand, der bei der jährlichen Aktualisierung der Spesensätze in Ihren Reisekosten­abrechnungs­formularen entsteht. Glücklicherweise können Ihnen moderne Systeme mit benutzerfreundlichen Apps die jährliche Aktualisierung mittlerweile komplett abnehmen. 

Abrechnung auf Basis des tatsächlichen Verpflegungs­mehraufwandes

Demgegenüber besteht die Möglichkeit Verpflegungs­mehraufwand auch belegscharf abzurechnen. Hier gilt zu beachten: Die Summe der Erstattungen darf maximal in Höhe der gesetzlichen Pauschalen als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden.

Diese Möglichkeit wird selten von Unternehmen genutzt. Denn hier ist der Aufwand in der Buchhaltung wesentlich höher als bei der Verwendung von Pauschalen. Außerdem können die tatsächlich entstehenden Aufwendungen die steuerfreien Erstattungen übersteigen.

Dennoch gibt es Anwendungsfälle: Für Restaurantketten beispielsweise kann es interessant sein die eigenen Mitarbeiter zu incentivieren, in den eigenen Restaurants zu speisen.

Keine Übernahme des Verpflegungs­mehraufwands

Wie aus dem Schreiben vom 24.10.2014 des BMF (Bundesministerium der Finanzen) hervorgeht, gibt es keine rechtsverbindliche Verpflichtung für Arbeitgeber, die Verpflegungskosten des Mitarbeiters zu übernehmen.

Damit haben Unternehmen letztlich immer auch die Möglichkeit, Verpflegungs­mehr­aufwendungen überhaupt nicht zu erstatten. Wenn gesteigerte Reisetätigkeiten nicht über eine entsprechende Gehaltskomponente kompensiert werden, besteht allerdings das Risiko die Abneigung von Mitarbeitern ggü. Reisen zu fördern.

Grundsätzlich gilt: Wenn ein Arbeitgeber für die Verpflegungs­mehr­aufwendungen nicht aufkommt, kann der Mitarbeiter diese als Werbungskosten im Rahmen seiner eigenen Steuererklärung ansetzen.

Verpflegungspauschalen: Regelungen und Ausnahmen

Je nach Beschaffenheit einer Dienstreise und sogar der Art der Verpflegung sieht der Gesetzgeber unterschiedliche Regelungen bei der Anwendung von Verpflegungspauschalen vor:

• Pauschalen für Reisen innerhalb von Deutschland
• Kürzungen beim Erhalt von Verpflegungen
• Die Dreimonatsfrist für Verpflegungs­mehraufwand
• Pauschalen für Reisen ins Ausland

Pauschalen für Reisen innerhalb von Deutschland

Bei Reisen innerhalb von Deutschland kann grundsätzlich zwischen der kleinen und der großen Pauschale unterschieden werden:

Die kleine Pauschale von momentan 12 € pro Tag kommt in zwei Fällen zum Tragen:

• Bei eintägiger Auswärtstätigkeit zwischen 8 und 24 Stunden, ohne Übernachtung
• Am An- und Abreisetag einer mehrtägigen Geschäftsreise

Die große Pauschale von momentan 24 € pro Tag ist für die Zwischentage einer mehrtägigen Geschäftsreise anzusetzen.

Beispiel für eine mehrtägige Geschäftsreise:

Herr Müllers erste Tätigkeitsstätte ist Düsseldorf. Er war von Montag bis Donnerstag auf einer Geschäftsreise in München. Er schläft drei Nächte in einem Hotel.

Kürzungen beim Erhalt von Verpflegungen

Wenn ein Mitarbeiter auf Dienstreise im Rahmen seiner Tätigkeit vom eigenen Arbeitgeber Verpflegung erhält, so sind die Verpflegungssätze zu kürzen. Dies gilt z. B. im Falle der Verpflegung auf einer Tagung.

In diesem Falle müssen folgende Sätze von den steuerlich absetzbaren Beträgen abgezogen werden:

• Frühstück: 20%
• Mittagessen: 40%
• Abendessen: 40%

Hier ist zu beachten, dass die Sätze immer auf die volle Tagespauschale angerechnet werden, selbst dann, wenn nur eine eintägige Reise vorgenommen wurde.

Beispiel für eine mehrtägige Geschäftsreise mit Kürzung:

Herr Müllers erste Tätigkeitsstätte ist Düsseldorf. Er war von Montag bis Donnerstag auf einer Geschäftsreise in München. Er schläft drei Nächte in einem Hotel inkl. täglichem Frühstück. Am Montag hat er an einer Konferenz teilgenommen, bei der er ein Mittagessen erhalten hat.

Die Dreimonatsfrist für Verpflegungs­mehraufwand

Die Verpflegungspauschale wird von einer Dreimonatsfrist begrenzt. Die Grenze gilt, wenn ein Dienstreisender für mehr als drei Monate ununterbrochen in einer anderen Stadt für dieselbe Auswärtstätigkeit eingesetzt wird. Dann kann nur der Verpflegungs­mehraufwand in den ersten drei Monaten steuerfrei erstattet werden.

Die Auswärtstätigkeit gilt als unterbrochen, wenn einer der folgenden Fälle eintritt:

• Mindestens vier Wochen Abwesenheit vom auswärtigen Einsatzort
• Auswärtige Tätigkeitsstätte wird nicht mehr als ein bis zwei Tage in der Woche aufgesucht

Wenn ein Arbeitnehmer seine Tätigkeit am Zielort, beispielsweise wegen einer Krankheit, ab dem 15. Oktober unterbricht und am 18. November am Zielort wieder aufnimmt, können Verpflegungspauschalen für weitere drei Monate geltend gemacht werden.

Pauschalen bei Reisen ins Ausland

Für die Verpflegungspauschale im Ausland gelten je Land unterschiedlich Sätze. Teilweise sind diese sogar städteabhängig. Beispielsweise erhalten Sie für eine 24-stündige Dienstreise nach Schweden, Stockholm 50 €, für 24 Stunden in Polen, Warschau aber nur 29 €.

Im Folgenden finden Sie die Verpflegungspauschalen für die Top 5 Reiseziele für Dienstreisen aus Deutschland:

In modernen Lösungen zur Reisekostenabrechnung, wie z. B. bei RefundFox, sind alle Spesensätze automatisch hinterlegt und werden laufend aktualisiert.

Was ändert sich beim Verpflegungs­mehraufwand 2020?

Ab Januar 2020 müssen in vielen Firmen die vorhandenen Softwareinstallationen sowie Excel und Word-Vorlagen auf die neuen Verpflegungssätze aktualisiert werden. Denn die Bundesregierung plant mit dem Ge­setz zur wei­te­ren steu­er­li­chen För­de­rung der Elek­tro­mo­bi­li­tät und zur Än­de­rung wei­te­rer steu­er­li­cher Vor­schrif­ten die Anhebung der steuerlichen Pauschalen.

Änderung der Pauschalen für Reisen im Inland

Dieses Gesetz ändert die bisherigen Sätze für Abwesenheiten im Inland:

• Der 8-Stunden Satz ändert sich von 12 € auf 14 €.
• Der 24-Stunden Satz soll von 24 € auf 28 € steigen.

Keine Änderungen bei Kürzungen und Dreimonatsfrist

Die bislang bestehenden Regelungen zur Kürzungen bleiben. Auch an der Dreimonatsfristen-Regel sind keine Änderungen geplant.

Änderung der Pauschalen für Reisen ins Ausland

Für 2020 stehen weitere Änderungen für Auslandspauschalen an. Die Änderungen sind vom Bundesministerium der Finanzen Ende November veröffentlicht worden.

Aktualisierung Ihrer vorhandenen Excel und Word-Vorlagen

Die erforderlichen Aktualisierung können Sie sich sparen, wenn Sie eine moderne Lösungen wir z. B. RefundFox verwenden. RefundFox berechnet für In- und Ausland anfallende Verpflegungspauschalen unter Berücksichtigung aller Sonderregelungen voll automatisch.

Auch die neuen Verpflegungspauschalen werden ab dem 01.01.2020 sofort in den mobilen Applikationen und dem Firmenportal zur Verfügung stehen. Das heißt: auch Reisen über den Jahreswechsel werden korrekt abgerechnet.