Fahrt­kosten machen im Rahmen der Reisekosten­abrechnung einen erheblichen Anteil aus. Gerade bei der Abrechnung der Kilometer­pauschale ist einiges zu beachten. Wie Sie vorgehen müssen, damit der Betriebsprüfer nichts zu beanstanden hat, erfahren Sie in diesem Beitrag:

Was versteht man unter Fahrt­kosten?

Unter Fahrt­kosten versteht man alle Aufwendungen, die durch Hin- und Rückfahrten, Fahrten am Zielort und Zwischen­heimfahrten mit dem Privatwagen, einem Mietwagen, dem Flugzeug, der Bahn oder dem Taxi entstehen.

Sie können sowohl von Arbeitnehmern als auch Selbständigen bzw. Unternehmen steuerlich geltend gemacht werden, allerdings auf unterschiedliche Art und Weise.

Wie werden Fahrt­kosten abgerechnet?

Die Verarbeitung der Fahrt­kosten in der Reisekosten­abrechnung ist vor allem durch unterschiedliche Belegformate aufwändig. Bei Flügen, Bahnfahrten und Mietwagenfahrten sind die Belege mittlerweile häufig digital.

Taxiquittungen liegen hingegen oft auf Papier und sogar handschriftlich vor. Bei Fahrten mit dem privaten PKW gibt es erst mal gar keine Belege. Wie Sie alle Ihre Belege sowie die Kilometer­pauschalen digital erfassen können, erfahren Sie hier.

Fahrt­kosten: Kilometer­­pauschale oder individueller Kilometer-Kostensatz?

Bei Dienstreisen mit dem privaten PKW, gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten die Kosten zu ermitteln: Entweder über die Kilometer­­pauschale oder den Fahrzeug-individuellen Kilometersatz.

In der Praxis der Fahrt­kosten­abrechnung wird in der Regel aber immer die Kilometer­­pauschale verwendet. Und das hat gute Gründe. Denn der Aufwand bei der Berücksichtigung von individuellen Kilometer-Kostensätzen ist ungleich höher.

Was aber bedeutet Kilometer­­pauschale und individueller Kilometer-Kostensatz und wie werden diese berechnet?

Wie wird die Kilometer­­pauschale berechnet?

Die weitaus verbreitetste Methode zur Erfassung der Fahrt­kosten mit dem privaten PKW ist die Verwendung der Kilometer­­pauschale. Dazu werden die gefahrenen km mit der Kilometer­­pauschale multipliziert.

Grundsätzlich kann ein Unternehmen frei gestalten, wie hoch eine Kilometer­­pauschale angesetzt werden darf. Allerdings darf der gesetzliche Höchstwert von 0,30 € nicht überschritten werden, wenn alle eingereichten Fahrt­kosten steuerfrei erstattbar sein sollen.

Bei der Abrechnung über Kilometer­pauschalen muss der reisende Mitarbeiter in der Reisekosten­abrechnung den Ausgangsort, den Zielort und die gefahrenen Kilometer im Reisekosten­formular angeben. Hier entstehen häufig Fehler, denn es dürfen immer nur die direkten Wege angegeben werden.

Beispiel: Kilometer­­pauschale

Frau Müller fährt mit ihrem eigenen Auto für eine Geschäftsreise von Dresden nach Köln und zurück. Nach einer gefahrenen Strecke von 1.142 km ist sie wieder in Dresden.

Ihr Unternehmen gestattet ihr, als Kilometer­­pauschale den gesetzlichen Höchstsatz anzuwenden. Damit erhält Frau Müller 342,60 € (0,30 € x 1.142 km) erstattet.

Tipp: Für eine Fahrt mit dem privaten PKW innerhalb von Frankreich würde die gleiche Berechnung  gelten. Denn für deutsche Unternehmen gelten auch im Ausland die gleichen Regeln.

Werden mit einer Dienstreise mehrere Gesprächspartner aufgesucht, so sollte jede Strecke einzeln angegeben werden.

Bei der Nutzung von modernen Systeme, mit benutzerfreundlichen Apps wird die korrekte Strecke zwischen Ausgangspunkt und Zielort direkt berechnet und ein entsprechender Beleg automatisiert erstellt.

Fahrtkosten_kartenansicht in Refundfox app
Fahrtkosten_Kilometerpauschale mit Refundfox App berechnen

Was bedeutet individueller Kilometer-Kostensatz?

Beim individuellen Kilometersatz werden die tatsächlichen Kosten die durch die Nutzung eines privaten PKWs entstehen herangezogen. Dazu werden die gesamten Kosten, die jährlich für das eigene Auto anfallen aufaddiert und durch die Zahl der insgesamt gefahrenen Kilometer geteilt.

Beispiel: Individueller Kilometer-Kostensatz

Frau Müller fährt jedes Jahr insgesamt 37.000 km mit ihrem privaten PKW. Insgesamt hat sie Kosten von 10.300 € (s. u.). Damit ergibt sich für sie ein individueller Kilometer-Kostensatz von 0,28 € / km.

Für Ihrer Dienstreise von Dresden nach Köln und zurück kann Frau Müller 319,76 € (0,28 € / km x 1.142 km) als Reisekosten abrechnen.

KostenartenBetrag
Abschreibung  4.500 €
Kfz-Steuer     350 €
Versicherungen (Kasko, Haftpflicht und Rechtsschutz)     850 €
Miete für die Garage     550 €
Wartung, Reparatur, Pflege  1.250 €
Darlehenszinsen     350 €
Benzinkosten  2.450 €
Gesamt10.300 €

 

Für Mitarbeiter lohnt sich der individuelle Kilometer-Kostensatz steuerlich dann, wenn z. B. aus Repräsentationszwecken dienstlich ein besonders hochwertiges Fahrzeug genutzt wird.

Firmen sollten zur Abrechnung von Fahrt­kosten in Ihrer Reiserichtlinie lieber auf die Kilometer­pauschale setzen. Die einfachste Variante hierbei ist, den gesetzlichen Höchstsatz von 0,30 € / km zu gestatten.

Wie werden Fahrt­kosten mit dem Firmenwagen abgerechnet?

Wird ein Firmenwagen für eine Geschäftsreise oder beruflich begründete Auswärtstätigkeit genutzt, können Arbeitnehmer – je nach Ausgestaltung der Firmenwagenrichtlinie – die alle Kosten, inkl. Wartung und Reparatur, über die Reisekosten­abrechnung einreichen. Die Kilometer­pauschale kann in diesem Falle nicht steuerlich abgesetzt werden.

Über RefundFox

RefundFox ist die führende Lösung zur vollständigen Digitalisierung der Reisekosten­­abrechnung. Über unsere kostenlose App können Reisende Ihre Belege einfach digitalisieren und einreichen. Unser leistungsstarkes Firmenportal digitalisiert alle Schritte Ihrer Kostenabrechnung in vollem Umfang.

  • Mit künstlicher Intelligenz erkennt unsere App alle Beträge und die Belegart voll automatisch.
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  • Auch die neuen Verpflegungs­pauschalen werden ab dem 01.01.2020 sofort in den mobilen Applikationen und dem Firmenportal zur Verfügung stehen.

 

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